Як підготуватися до обшуку та інших слідчих дій: чекліст для оборонних компаній від юристки Анастасії Діденко

За останній місяць трапилося одразу кілька гучних історій з обшуками в українських оборонно-технологічних компаніях. Зокрема, 7 липня Державне бюро розслідувань провело обшуки на понад 40 локаціях, пов’язаних із Vyriy Industries та її засновником і CEO Олексієм Бабенком. А 9 липня “Українська бронетехніка” заявила про обшук та побиття заступника директора компанії. В останній тиждень місяця генеральна прокуратура провела обшуки в офісі асоціації “АРМАДА” та за місцями проживання осіб, причетних до організації оборонного заходу, учасники якого постраждали від російського обстрілу.

В колонці для Defender Media керівниця практики Anti-corruption & Compliance компанії LCF Law Group Анастасія Діденко розповідає, як компанія оборонного сектору має реагувати на слідчі дії та як правильно підготуватися до обшуків.

Останнім часом діяльність підприємств оборонно-промислового комплексу перебуває під особливою увагою правоохоронних органів. Причина зрозуміла. Оборонний сектор сьогодні – це величезні бюджети, стратегічне значення для держави і, як наслідок, підвищена увага правоохоронних органів до кожної операції: від закупівлі комплектуючих до розрахунків з постачальниками. Держава контролює не лише результат виконання контракту, а й весь шлях до нього.

При цьому самі умови роботи оборонних компаній об’єктивно складні. Законодавство змінюється майже щомісяця. Держзамовлення потрібно виконувати в стислі строки. Постачальників десятки, серед них чимало іноземних компаній, з різною юрисдикцією і різними стандартами документообігу. Фінансові потоки є значними і швидкими. Разом усе це може стати предметом досудового розслідування. Навіть за умов, що вся діяльність проведена абсолютно законно.

Тут важливо чітко розділити дві речі. 

Перше – це  питання, чи правопорушення справді мало місце. 

Друге – це питання, чи готова компанія до незапланованих слідчих та процесуальних дій. 

Практика показує: обшуки, арешт рахунків, виїмка документів, допити керівників, а в окремих випадках і повідомлення про підозру – це реальність, з якою стикаються оборонні компанії. І в момент, коли до підприємства приходять слідчі, значення має не стільки те, наскільки бездоганно велася господарська діяльність, скільки те, наскільки чітко компанія знає, що робити в перші хвилини. 

Відповідно, належна підготовка – це елемент системи управління ризиками, який мінімізує юридичні та репутаційні втрати.

Перш за все, варто знати, що обшук має проводитися на підставі судового рішення (ухвали), термін дії якого не перевищує одного місяця. В ухвалі має бути чітко вказана правильна адреса, назва та код ЄДРПОУ підприємства. Більше того, суд зобов’язаний зазначити в ухвалі вичерпний перелік речей, документів або осіб, для виявлення яких надається дозвіл на проведення слідчої дії.

Обшук без ухвали можливий, однак лише у виняткових, невідкладних випадках загрози життю, ризику знищення доказів або безпосереднього переслідування потенційного правопорушника. Важливо пам’ятати, що відсутність реальної невідкладної ситуації не завжди зупиняє правоохоронців від використання цього формального приводу.

Найбільший інтерес для слідства під час обшуків становлять електронні пристрої (сервери, ноутбуки, телефони, флешки), документація (первинні документи щодо закупівель, договори оренди, печатки, інформація про рух коштів та клієнтів), готівка (як обліковані кошти підприємства, так і необлікована готівка).

Під час проведення обшуку компанія та її працівники мають низку процесуальних гарантій, про які важливо пам’ятати. Зокрема:

• Кожна особа має право на отримання правової допомоги адвоката на будь-якій стадії обшуку, і слідчий не має права обмежувати це право. 
• У разі проведення особистого обшуку слідчий зобов’язаний чекати прибуття адвоката протягом 3-х годин. Особистий обшук має проводитися виключно особою тієї ж статі, що й особа, яку обшукують.
• Особа, в якої проводять обшук, має право вимагати пред’явлення службових посвідчень від усіх присутніх правоохоронців, а їхні дані мають збігатися з даними осіб, зазначених в ухвалі суду. 
• Перебіг обшуку підлягає обов’язковій відеофіксації, а його результати мають бути зазначені у відповідному протоколі. 
• Співробітники компанії не зобов’язані виконувати жодних розпоряджень слідчого, окрім законних вимог відчинити приміщення, сховища або відійти від місця проведення дії.
• Жодна норма законодавства не зобов’язує співробітників компанії відповідати на запитання слідчого або давати пояснення безпосередньо під час обшуку. Допит – це окрема процесуальна дія, про проведення якої особу мають повідомити не пізніше ніж за три дні.
• Слідчому категорично заборонено обмежувати право присутніх на користування засобами зв’язку, вживання їжі чи води. 

Аби бути готовим до обшуку, слід вжити таких превентивних заходів:

• Визначити відповідальних осіб у компанії, які будуть комунікувати з представниками правоохоронних органів під час слідчих дій;
• Провести внутрішній інструктаж для працівників підприємства щодо порядку дій під час проведення обшуку та допиту;
• Розробити внутрішній алгоритм реагування: хто приймає рішення, хто комунікує від імені компанії;
• Перевірити та упорядкувати первинну документацію щодо оборонних закупівель та фінансових операцій;
• Перевірити обґрунтованість усіх витрат за державними контрактами та наявність підтвердження кожної господарської операції;
• Перевірити ваш контрагентів/постачальників на предмет ризиків;
• Заздалегідь визначити адвоката та укласти договір про надання правової допомоги;
• Створити список контактів (адвокат, директор, власники, юридичний відділ) та визначити відповідальних за оперативне повідомлення у разі початку слідчих дій.

Важливо пам’ятати, що оскільки електронні пристрої та носії інформації привертають першочергову увагу слідчих, для захисту корпоративної та особистої інформації необхідно застосувати заходи “цифрової гігієни”: не зберігати службові документи на особистих пристроях без необхідності та мінімізувати використання незахищених переносних носіїв інформації, регулярно здійснювати резервне копіювання інформації. Слід суворо дотримуватися принципу “чистого столу”, не залишаючи записаних паролів до комп’ютерів чи систем на видному місці. 

У сучасних умовах готовність компанії до взаємодії з правоохоронними органами є не менш важливою, ніж належне виконання державного контракту. Навіть якщо діяльність підприємства є законною, відсутність внутрішніх процедур реагування, непідготовленість працівників або хаотичні дії під час обшуку можуть створити для бізнесу додаткові юридичні та репутаційні ризики.

Саме тому підготовку до можливих слідчих дій варто розглядати не як прояв недовіри до державних органів чи очікування кримінального переслідування, а як складову ефективної системи корпоративного управління та управління ризиками. Завчасно розроблений алгоритм дій, належна організація документообігу, юридичний аудит ризикових процесів і постійна готовність персоналу дозволяють компанії зберегти контроль над ситуацією та мінімізувати негативні наслідки навіть у найскладніших обставинах.

Оцінка готовності компанії до слідчих дій

Перевірте готовність вашої компанії до можливих слідчих дій. Якщо на більшість запитань ви не можете впевнено відповісти “так”, це свідчить про необхідність посилення внутрішніх процедур та системи управління кримінально-правовими ризиками.

Організаційна готовність

☐ Визначено відповідальних осіб для взаємодії з правоохоронними органами

☐ Розроблено внутрішній алгоритм дій під час обшуку

☐ Працівники знають, кому телефонувати у разі початку слідчих дій

☐ Контакти адвоката, директора, власників та юридичного відділу доступні відповідальним особам

☐ Укладено договір про надання правової допомоги з адвокатом

Документи

☐ Первинна документація впорядкована

☐ Кожна господарська операція має документальне підтвердження 

☐ Перевірено повноту документів щодо виконання державних контрактів

☐ Наявні документи, що підтверджують походження коштів та майна. товарів

Контрагенти

☐ Проведено перевірку контрагентів

☐ Перевірено бенефіціарів та санкційні ризики

☐ Документально підтверджено фактичне виконання договорів

Працівники

☐ Працівники пройшли інструктаж щодо поведінки під час обшуку

☐ Працівники знають, що не зобов’язані надавати пояснення під час обшуку

☐ Працівники знають порядок виклику адвоката

☐ Працівники знають, що не повинні підписувати жодних документів без погодження з адвокатом або керівником компанії 

☐ Працівники знають, що не потрібно надавати паролю до техніки без погодження з адвокатом або керівником компанії 

ІТ та цифрова безпека

☐ Налаштовано резервне копіювання даних

☐ Використовується багатофакторна автентифікація

☐ Паролі не зберігаються у відкритому доступі.

☐ Використовується принцип «чистого столу»

☐ Регулярно переглядаються права доступу до корпоративних систем.

Що потрібно зробити під час обшуку

☐ Перевірити ухвалу суду

☐ Перевірити адресу, назву підприємства та код ЄДРПОУ

☐ Перевірити строк дії ухвали

☐ Перевірити перелік предметів, щодо яких надано дозвіл на обшук

☐ Перевірити службові посвідчення правоохоронців

☐ Негайно повідомити адвоката

☐ Фіксувати всі процесуальні порушення

☐ Не перешкоджати законним діям правоохоронців

☐ Не надавати пояснень без консультації з адвокатом

☐ Перевірити протокол перед його підписанням та внести всі зауваження.

Анастасія Діденко

Радниця, керівниця практики Anti-corruption & Compliance

в компанії LCF Law Group

• LinkedIn